فرهنگ نمایشگاهی

الف) تعريف:

نمايشگاه فعاليتي براي عرضه محصولات، توليدات و خدمات فرهنگي و هنري است كه توسط سازمان فرهنگي هنري تهيه و توليد شده و به منظور معرفي بيشتر به مخاطبان در معرض ديد آن‌ها قرار مي‌گيرد.

ب) اهداف:

1.      عرضه و معرفي آخرين دستاوردها و توليدات فرهنگي و هنري سازمان

2.      معرفي توانمندي‌هاي فرهنگي و هنري سازمان و ايجاد امكان ارتباط و مبادله با ساير سازمان‌ها

ج) مسوول برگزاري نمايشگاه:

مسوول برگزاري نمايشگاه هريك از بخش‌هاي ستادي و يا صفي هستند كه متناسب با نوع و موضوع نمايشگاه توسط بخش مربوطه پيشنهاد و يا از سوي سازمان تعيين مي شود.

د) انواع نمايشگاه:

از نظر مكان برگزاري:

1. نمايشگاه‌هايي كه در مراكز وابسته به سازمان برگزار مي شود و مخاطب آن مردم و مسوولان سازمان است.
2. نمايشگاه‌هايي كه توسط شهرداري تهران برگزار مي شود و بخش‌هاي مختلف شهرداري در آن شركت دارند.
3. نمايشگاه‌هايي كه در مكان‌هايي غير از مراكز سازمان برگزار مي شود.
4. نمايشگاه‌هايي كه در شهري غير از تهران برگزار مي شود. در اين خصوص ضروري است مجوز لازم از سوي رييس سازمان صادر شود.
5. نمايشگاه‌هاي كه در خارج از ايران برگزار مي شود. در اين خصوص پس از اخذ مجوز از رييس سازمان، بايد مجوز لازم از مراجع ذي صلاح كشوري نيز اخذ شود.

از نظر زمان برگزاري:

1. نمايشگاه‌هايي كه طبق برنامه و زمان بندي از پيش تعيين شده به صورت ثابت برگزار مي شود.
2. نمايشگاه‌هايي كه پيش بيني لازم براي انجام آن نشده است و به صورت فورث ماژور مطرح و سازمان ملزم به شركت در آن مي شود. 

از نظر ماهيت:

1. نمايشگاه‌هايي كه ماهيت فرهنگي دارند. متولي اصلي اين نمايشگاه‌ها معاونت فرهنگي سازمان است. در اين صورت بخش‌هاي ستادي و صفي بايد مجوز شركت در نمايشگاه و همچنين مجوز محصولات و كالاهايي كه در نمايشگاه عرضه مي كنند را از اين معاونت اخذ كنند.
2. نمايشگاه‌هايي كه ماهيت هنري دارند. متولي اصلي اين نمايشگاه‌ها معاونت هنري سازمان است. در اين صورت بخش‌هاي ستادي و صفي بايد مجوز شركت در نمايشگاه و همچنين مجوز محصولات و كالاهايي كه در نمايشگاه عرضه مي كنند را از اين معاونت اخذ كنند.

از نظر نوع اجرا:

1. نمايشگاه‌هايي كه مسووليت برگزاري آن با سازمان فرهنگي هنري است و سازمان‌هاي ديگر نيز در آن مشاركت دارند. در اين صورت سازمان شرايط و مقررات برگزاري نمايشگاه را به صورت عمومي اعلام و پس از نام نويسي از شخصيت‌هاي حقيقي و حقوقي و پذيرش شرايط توسط آن‌ها اقدام به پذيرش مشاركت و اجراي نمايشگاه مي كند.
2. نمايشگاه‌هايي كه مسووليت برگزاري آن با سازمان‌هاي ديگر است و سازمان فرهنگي هنري به عنوان ميهمان در آن مشاركت دارد. در اين نوع نمايشگاه‌ها پس از بررسي و تأييد شرايط و استانداردهاي نمايشگاه توسط بخش‌هاي ذيصلاح سازمان (معاونت‌هاي تخصصي)، اقدام به مشاركت مي شود.

ه) مقررات و ضوابط شركت در نمايشگاه:

1. غرفه آرايي، تزئينات داخلي و نظافت داخل غرفه در طول دوره برگزاري نمايشگاه به عهده غرفه داران بوده و در صورت نياز به وسايل اضافي مي بايست راسا نسبت به تامين آن اقدام كنند.
2. غرفه دار موظف خواهد بود از هنگام افتتاح تا پايان مراسم اختتاميه از جمع آوري و تعطيل كردن غرفه, خودداري و يك روز قبل از اتمام مدت نمايشگاه ضمن انجام تسويه حساب و اخذ مجوز كتبي از مدير نمايشگاه اقدام و نسبت به انتقال لوازم خود از نمايشگاه و تحويل غرفه به صورت اوليه به مسوولان  در زمان تعيين شده اقدام كند.
3. صاحب غرفه صرفا مجاز به استفاده از فضاي واگذاري و امكانات متعارف غرفه بوده و در صورت استفاده نادرست، جبران هر گونه خسارت وارده احتمالي را تعهد مي كند و همچنين انجام هر گونه تغييري در شكل و ساختار غرفه و يا متعلقات آن, تنها با كسب مجوز كتبي از مديريت نمايشگاه ميسر است. (تعيين و برآورد خسارت توسط نمايشگاه انجام خواهد شد).
4. نوشتن روي پانل‌ها و استفاده از پيچ، ميخ و يا هر وسيله اي كه به بدنه غرفه خسارت وارد كند ممنوع است.
5. جابجايي پانل‌هاي نمايشگاهي ممنوع است.
6. كليه مسوولان محترم غرفه‌ها موظفند قبل از افتتاح نسبت به بيمه كردن كالاها و لوازم درون غرفه خود اقدام كنند. بديهي است برگزار كننده در اين رابطه مسووليتي نخواهد داشت.
7. سالن‌هاي نمايشگاه پس از پايان كار و تا قبل از بازگشايي براي بازديد عموم در روز بعد، پلمپ خواهد شد و در هنگام فك پلمپ حضور غرفه داران الزامي است و چنان چه به علت عدم حضور يا عدم توجه مسوولان غرفه در طول ساعات گشايش سالن و بازديد عموم، كالا يا وسايل داخل غرفه مفقود شود هيچ مسووليتي متوجه سازمان نخواهد بود.
8. انتظار مي رود كه غرفه داران عزيز ضمن رعايت كامل شوونات اسلامي، برخورد مناسب با بازديد كنندگان داشته باشند و پوشش و آرايش غرفه داران زننده و خارج از عرف نباشد.
9. رعايت كامل مقررات جاري و ضوابط حاكم و تدويني نمايشگاه از جمله استفاده از كارت شناسايي، رعايت ساعات كار نمايشگاه، زمان تحويل و تخليه غرفه و ... الزامي است.
10. كتيبه‌هاي سردر غرفه‌ها با توجه به نام شركت كننده براي كليه متقاضيان نصب خواهد شد.
11. نظافت راهروها و فضاهاي عمومي نمايشگاه به عهده برگزار كننده و نظافت داخل غرفه‌ها پس از تحويل به عهده متقاضي است.
12. هيچ غرفه داري تا روز بعد از اختتام نمايشگاه مجاز به تعطيل كردن غرفه خود در محل نمايشگاه نخواهد بود.
13. مسووليت حفظ اموال و كالاهاي موجود در غرفه در ساعات بازديد از نمايشگاه به عهده خود متقاضي است.
14. ساعات بازديد از نمايشگاه متناسب با هر نمايشگاه اعلام مي شود.
15. ثبت نام و حضور در نمايشگاه به منزله پذيرش كليه مفاد قرارداد بوده و مسووليت عدم رعايت هر يك از آنها به عهده شركت كننده است.
16. درصورت درخواست بيشتر امكانات برقي درصورت امكان و با تاييد ناظر فني سالن قابل اجرا است.

و) اطلاع رساني و تبليغات:

1. تمام فعاليت‌هاي تبليغي و اطلاع رساني نمايشگاه توسط اداره كل روابط عمومي سازمان انجام مي شود.
2. روابط عمومي موظف است با توجه به گستره و نوع نمايشگاه از كليه ابزار تبليغي و اطلاع رساني استفاده كند.
3. تبليغات بايد به صورت زيبا، منظم، آراسته و چشم نواز باشد. تبليغات غرفه‌ها بايد يك شكل، يكدست و مشابه صورت گيرد.
4. متون تبليغي بايد متناسب با جامعه اسلامي بوده و از واژه‌ها و كلمات غير مأنوس خارجي پرهيز شود. ضمن اين كه حتي المقدور بايد سعي شود تبليغات از بار فرهنگي برخوردار باشد.
5. در صورتي كه هركدام از غرفه‌ها نياز به تبليغ خاص داشته باشند بايد هماهنگي لازم را با روابط عمومي داشته و مجوز دريافت كنند.
6. تبليغات، پرچم و يا علايم مربوط به غرفه‌ها بايد در محدوده محل غرفه آن‌ها نصب شود. نصب اين موارد در مسيرهاي اصلي و فرعي مجاز نيست.
7. مشاركت كنندگان مجاز به تبليغ براي محصولات و كالاها و خدمات خود به روش تبليغات سوء عليه محصولات و ... ساير مشاركت كنندگان نيستند.
8. نصب و استفاده از هرگونه وسایل و تجهیزات تبلیغاتی و سمعی و بصری که برای سایر مشارکت        کنندگان ایجاد مزاحمت كند اکیدا ممنوع است.

ز) چگونگی عرضه و نمایشگاه کالاها

1. نمايش هرگونه كالا و خدمات كه معرفی و نمایش آن‌ها مغایر با شئونات اسلامی است ممنوع  است.
2. در دوران برگزاری نمایشگاه مشارکت کنندگان موظفند کالاها و وسایل ضروری خود را صبح‌ها قبل از ساعت 9 صبح به غرفه‌ها حمل و بعد از ظهرها پس از پایان ساعت بازدید از نمایشگاه با اخذ مجوز لازم خارج كنند.
3. مسوولیت نگهداری کالاها از هنگام ورود کالاها تا خروج آنها از محوطه نمایشگاه در طول ساعت کار و بازدید از نمایشگاه به عهده مشارکت کنندگان است و پس از پایان ساعت کار و پلمپ سالن‌ها مسوولیت حفظ اموال به عهده شرکت است. لذا کلیه مسوولان غرفه‌ها موظفند خود و یا نماینده آنان قبل از فک پلمپ سالن در محل حضور داشته باشند. هرگونه عواقب ناشی از عدم حضور به موقع بر عهده صاحبان غرفه‌ها است.
4. مشارکت کنندگان مجاز به تعطیل غرفه, سالن و یا محل نمایش کالاهای خود در طول ساعات رسمی بازدید نیستند.

ح) کارت شناسایی

1. برای ورود مشارکت کنندگان و کارکنان غرفه‌ها به محوطه نمایشگاه به منظور برپایی یا اداره غرفه در طول نمایشگاه کارت‌های مخصوصی صادر و به طور رایگان به آنان واگذار می شود
2. مشارکت کنندگان ملزم به نصب کارت ارائه شده به روی سینه خود هستند.
3. متصدیان غرفه‌ها موظف به رعایت شئونات اسلامی می باشند و در صورت عدم رعایت آن,  ضمن اخذ کارت شناسایی از حضور آنان در غرفه جلوگیری خواهد شد.
4. کارت شناسایی به هیچ عنوان قابل واگذاری به غیر نمی باشد و با متخلفین برابر ضوابط برخورد خواهد شد.

ت) بیمه

شرکت کنندگان در نمایشگاه‌ها ملزم و موظفند کالاهای نمایشی خود را قبل از ورود به نمایشگاه و دست كم سه روز پس از اتمام نمایشگاه نزد یکی از شرکت‌های بیمه, بیمه کامل كنند تا در صورت بروز خسارت احتمالی, جبران شود و تصویر بیمه نامه را براي ثبت و نگهداری در پرونده به مدیریت نمایشگاه ارائه كنند.

ص) تخلفات

سازمان مجاز است غرفه مشارکت کنندگانی که مقررات را رعایت نمی کنند در هر زمان که صلاح بداند تعطیل كند و در این صورت مشارکت کنندگان حق مطالبه مبالغ پرداخت شده (بابت اجاره غرفه و خدمات مرتبط با نمایشگاه ) را نخواهند داشت.

ض) تخليه فضاي نمايشگاه:

1. مشارکت کنندگان پس از پایان برگزاری نمایشگاه و اخذ برگه تسویه حساب از مدير نمايشگاه موظف به تخلیه غرفه, سالن و یا فضای باز مورد استفاده  برای نمایش کالاهای خود هستند.
2. كلیه وسایل, کالاها و لوازمی که برای دکوراسیون غرفه‌ها به کار رفته باید از غرفه‌ها خارج و غرفه, سالن یا فضای باز به همان صورت اولیه تحویل شود.
3. حداکثر مهلت برای تخلیه و خارج كردن کالا از غرفه‌ها دو روز پس از پایان نمایشگاه است.
4. چنان چه مشارکت کننده نتواند ظرف مدت مذکور غرفه خود را تخلیه كند سازمان هیچ گونه    مسوولیتی در قبال حفظ و نگهداری و خسارات وارده به کالاهای نمایشی نخواهد داشت.